آموزش اصول تایپ و مکاتبات

در ادامه مطلب آموزش اصول تایپ و مکاتبات به عنوان بخش پنجم ICDL ارائه داده شده است

------------------------------------
فصل یک: اصول و قوانین تایپ
1. آشنایی با میز و صندلی تایپیست
ارتفاع استاندارد میز مخصوص تایپ معمولاً 70 تا 72 سانتیمتر است . میز تایپیست باید طوری قرار گیرد که نور طبیعی از پشت سر
و یا سمت راست تایپیست بتابد و اگر تایپیس ت ا ز چراغ رومیزی است فاده میکند بایستی چراغ روشنایی در سمت راست ، متناسب با
دید نصب شود. صندلی تایپیست دارای تکیه گاه با دو فنر نرم می باشد، این تکیه گاه بوسیله یک اهرم به میله صندلی متصل است
که تایپیست می تواند ارتفاع آنرا متناسب با اندام خود کم یا زیاد کند . میله صندلی از پائین به یک فنر قوی در زیر نشیمن گاه
مربوط است که میتوان آن را به طرف جلو و یا عقب حرکت داد. این صندلی گردان است . ارتفاع استاندارد آن از کف تا زیر
زانو 45 سانتی متر می باشد ولی تایپیست به تناسب اندام خود میتواند آنرا بالا و یا پائین ببرد.
قبل از شروع کار تایپ به نکات زیر توجه نمائید :
به گونه ای که تکیه گاه پشت ، کف پاها و همچنین مهره های ستون فقرات به حالت صاف قرار گیرند ، روی صندلی بنشینید . خم
شدن به جلو یا عقب ضمن ایجاد خستگی باعث بروز عوارض ناشی از عدم رعایت صحیح نشستن نیز می گردد. و در طولانی مدت
سبب مشکلاتی خواهد شد.
اکنون به نکات زیر توجه فرمایید:
• صفحه کلید را طوری روی میز قرار دهید که لبه کی برد با لبه میز موازی باشد و به حالت صحیح و مناسب بین دو دست
شما قرار گیرد.
• صندلی خود را طوری میزان کنید که فاصله مناسب و دلخواه را با میز داشته باشید.
• پاهایتان زیر صندلی قرار نگیرد بلکه کف پاها در زیر میزو بطور صاف روی زمین قرار گیرد و پای راست کمی جلوتر از
پای چپ شما باشد.
• انگشتان خود را به حالت نیمه خمیده روی دگمه ها بگذارید و از تکان دادن بازو یا مچ ها خودداری نمایید.
2. قوانین تایپ فارسی:
کلمات از یکدیگر جدا می شوند. زمانی که یک سطر تمام می شود برای رفتن به سطر Space اکنون شروع به تایپ نمائید. با زدن
شکسته شود . و شما فقط در پایان Enter موجب می گردد که سطر شما بدون زدن Word بزنید ، برنامه Enter بعد لازم نیست
سمت چپ برای تبدیل صفحه کلید به لاتین و از ALT+SHIFT هستید . از کلید میانبر Enter یک پاراگراف مجبور به استفاده از
سمت راست برای تبدیل صفحه کلید به فارسی استفاده کنید در صفحه کلیدهای جدید هر دو طرف ALT+SHIFT کلید میانبر
سمت CTRL+SHIF سمت چپ برای چپ چین و از کلید ترکیبی CTRL+SHIFT اینکار را انجام می دهند. از کلید ترکیبی
راست برای راست چین کردن استفاده نمایید.
آموزش تایپ
همچنانچه همه شما اطلاع دارید یکی از مهمترین ورودی های کامپیوتر صفحه کلید می باشد و ما جهت ایجاد یک ارتباط نوشتاری
با کامپیوتر نیاز داریم که تایپ صحیح را یاد بگیریم . صفحه کلیدها دارای تمام حرفهای یک زبان و نیز اعداد و دکمه های دیگری
که دائماً در تایپ استفاده می شوند ، می باشند . پس پر واضح است که ما نیاز داریم که از تمام انگشتان دست یعنی هر ده انگشت
جهت تایپ استفاده کنیم . کاربران گرامی قدم اول در یادگیری تایپ فارسی و انگلیسی شناخت حروف متعل ق به هر انگشت و
طرز قرارگیری دست در روی صفحه کلید می باشد . برای شناخت حروف و اعداد و انگشتی که آن را تایپ می کند تصاویر و
توضیحات زیر شما را یاری خواهد کرد . ولی باید توجه داشته باشید آنچه که موفقیت شما را در تایپ تضمین می کند پشتکار و
تمرین زیاد می باشد و لاغیر.
استفاده می کنند لازم به این توضیح است که در این سری ویندوز XP قبل از شروع تایپ جهت اطلاع دوستانی که از ویندوز
و جهت تایپ حرف (پ) از حرف (ز) استفاده می شود جهت اصلاح این نقیصه باید فارسی (Shift+ جهت تایپ حرف (ژ) از کلید (ز
ساز مخصوصی روی ویندوز نصب شود که البته این عمل ممکن است اختلالاتی را در سایر نرم افزارها ایجاد کند به هر حال
پیشنهاد می شود کسانی که کار تایپی زیادی دارند اقدام به نصب فارسی ساز کنند ولی افرادی که کمتر از تایپ استفاده می کنند
جهت پیشگیری از اختلالات بعدی جهت تایپ دو حرف مشکل دار در ویندوز به ترتیب بالا عمل کنند.
همه صفحه کلیدها دارای یک ردیف حروف به اسم ردیف اصلی می باشد . این ردیف که در وسط صفحه کلید قرار دارد صفحه
خانه هم نامیده می شود . و انگشتان همیشه بر روی آن قرار می گیرند و اگر انگشتی جهت تایپ یک حرف از روی حرف خانگی
خود رها شود بلافاصله بعد از تایپ حرف مورد نظر به خانه خود بر می گردد . به جهت اینکه اکثر تایپیست های حرفه ای بدون
نگاه کردن به صفحه کلید از آن استفاده می کنند همه صفحه کلیدها دارای دو برجستگی کوچک بر روی حروف ت و ب می
باشند تا انگشتان بدون اینکه شخص به صفحه کلید نگاه کند بتوانند ردیف اصلی را پیدا کرده و در محل خود قرار گیرند به این
ترتیب که انگشت اشاره دست راست روی حرف ت و انگشت اشاره دست چپ روی حرف ب قرار می گیرد و مابقی انگشتان در
کنار آنها قرار می گیرند . چون تعداد حروف هر ردیف بیشتر از تعداد انگشتان می باشد بعض ی از انگشتان مسئول تایپ چند حرف
می باشند که در زیر به آن اشاره می شود :
جهت تایپ حروف ردیف اصلی به موارد زیر توجه نمایید در ردیف اصلی حروف گ تا الف را با انگشتان دست راست و حروف ل
تا ش را با انگشتان دست چپ مثل شکل جایگزاری نمایید . سعی کنید خوب به شکلها نگاه کرده و سعی کنید انگشتان و حروف
مربوطه را به خاطر بسپارید . همچنان که ملاحضه میکنید در این شکل انگشت اشاره دست چپ مسئول تایپ دو حرف ب و ل می
باشد این انگش همواره روی حرف خانگی خود یعنی ب قرار دارد و فقط برای لحضه ای جهت تایپ حرف ل از آن جدا شده و
بلافاصله بعد از انجام کار محوله به محل قبلی خود برمی گردد . رفتن انگشتان از محل خانگی خود و برگشت دوباره آنها به خانه
اصلی یکی از رموز موفقیت در تایپ می باشد . شکل صفحه بعد را ببینید.
جهت تایپ حروف ردیف بالا به موارد زیر توج ه نمایید در ردیف بالا حروف چ تا غ را با انگشتان دست راست و حروف ف تا ض را
با انگشتان دست چپ مثل شکل جایگزاری نمایید . سعی کنید خوب به شکلها نگاه کرده و سعی کنید انگشتان و حروف مربوطه را
مثل مورد قبل به خاطر بسپاری د . همانطور که ملاحظه میکنید در این شگل انگش ت کوچک دست راست مسئول تایپ سه حرف می
باشد.
جهت تایپ ردیف اعداد به شکل زیر توجه نموده و سعی کنید انگشتان و حروف اعداد مربوطه را مثل موارد قبل به خاطر بسپارید.
جهت تایپ حروف ردیف پایین به شکل زیر توجه و سعی کنید انگشتان و حروف مربوطه را به خاطر بسپارید.
با انگشت شصت زده می شود . Space در هر سمت با انگشت کوچک همانطرف و دکمه Shift در نهایت توجه کنید که
با انگشت کوچک دست چپ Caps وTab با انگشت کوچک دست راست و کلید Enter و Back space دکمه پاک کننده
کلیک می شود .
سعی کنید از امروز به بعد همیشه قوانین بالا را جهت تایپ استفاده بکنید هر چند در روزهای اول با مشکلاتی مواجه خواهید شد
ولی با تمرین بیشتر روز به روز سرعت شما افزایش و اشتباهات تایپی شما کاهش پیدا خواهد کرد.
ب ) مکاتبات : مکاتبات عبارت است از نوشته هایی به منظور آگاهی ، اطلاع و خبر بین دو یا چند نفر ، موسسه ، شرکت و
سازمان که میتواند به وسیله پست یا فرد انجام گیرد. مکاتبات سه نوع می باشد : مکاتبات اداری و بازرگانی و دوستانه .
مکاتبات بازرگانی : مکاتبات بازرگانی عبارت است از نوشته های بازرگانی درباره تولید ، خرید ، فروش ، ارائه خدمات و مسائل
مالی می باشد. معممولاً مطالب چاپی روی نامه های بازرگانی بشرح زیر است : بطور معمول نامه های بازرگانی دارای سرلوحه ای
است که نوع و چگونگی فعالیت های موسسه را نشان میدهد. سرلوحه آن عبارتست از: - علامت تجاری - نام موسسه - شماره ثب ت
– نشانی – تلفن- تلکس یا فاکس و نوع فعالیت می باشد .
مکاتبات اداری: تفاوت مکاتبات اداری با بازرگانی در اندازه کاغذ، فرم و شکل نوشتاری آن می باشد.
ابعاد نامه های اداری: طبق دستور العمل اداره کل بهبود روشها در سازمان امور اداری و استخدامی کشور کاغذها بشرح زیر در
موارد مختلف مورد استفاده قرار می گیرد:
بدون سرلوحه است و برای تهیه جدول ، نمودار و نقشه مورد استفاده قرار می گیرد. : A کاغذهای 3
بیشتر باشد ( برای گزارش نویسی هم از این کاغذ استفاده می شود). A مخصوص نامه هایی که از 5 سطر صفحه 4 : A کاغذ های 4
کمتر باشد. A مخصوص نامه هایی که از 5 سطر صفحه 4 :A کاغذ 5
بدون سرلوحه است و برای نامه نگاری بین کارمندان مورد استفاده قرار می گیرد و فقط در طرف چپ و بالای کاغذ : A کاغذ 6
کلمه (یادداشت ) چاپ میشود.
طبق این دستورالعمل اندازه نامه های اداری بر دو نوع است:
210 میلیمتر ، مطالبی که از 5 سطر بیشتر باشد روی این کاغذ تایپ میشود. × به ابعاد 297 : A نامه های بزرگ 4
210 میلیمتر ، مطالبی که از 5 سطر کمتر باشد روی این کاغذ تایپ میشود. × به ابعاد 148 : A نامه های کوچک 5
نحوه تهیه نامه های اداری:
اجزاء مختلف نامه اداری: هر نامه اداری دارای پنج جزء بشرح زیر می باشد:
-1 سرلوحه
-2 عنوان گیرنده ، فرستنده ، موضوع نامه
-4 متن نامه
-5 مشخصات امضاء کننده نامه
-6 گیرندگان رونوشت نامه
اینک بشرح هر یک از اجزاء بالا می پردازیم:
سرلوحه :سرلوحه شامل این نکات می باشد: 1-آرم جمهوری اسلامی ایران سمت راست یا بالای نامه 2- نام سازمان اصلی زیر آرم
و نام واحد یا اداره وابسته زیر نام اصلی 3-تاریخ در سمت چپ 4- شماره در سمت چپ 5- پیوست در سمت چپ
عنوان گیرنده ، فرستنده ، موضوع نامه : الف : عنوان گیرنده: عنوان گیرنده که با کلمه ( به ) در نامه مشخص میشود عبارت است
از : نام شخص یا موسسه ای که نامه برای او فرستاده میشود ب : عنوان فرستنده
عنوان فرستنده که با کلمه ( از) در نامه مشخص میشود عبارت است از : نام شخص ، موسسه ، سازمان و یا واحد سازمانی که نامه از
طرف آن نوشته میشود ج : موضوع نامه : موضوع نامه عبارت است از عبارت کوتاه و گویایی که مبین محتوای نامه باشد ) .یعنی
متن نامه درباره چه موضوعی می باشد . مثال :
به : مرکز بهداشتی درمانی جیلارد
از: شبکه بهداشت و درمان دماوند
موضوع: برگزاری کلاس آموزش اصول صحیح تایپ و مکاتبات اداری
متن نامه: منظور از متن نامه مطالب و شرحی است که در مورد موضوع نامه نوشته میشود. متن نامه ممکن است از یک یا چند
پاراگراف تشکیل شده باشد که قسمت اول را پاراگراف افتتاحیه و بعد از آن را پاراگراف میانی و قسمت آخر را پاراگراف اختتامیه
می نامند.
پاراگراف: اصولاً پاراگراف شامل یک بند یا یک قسمت است که از چند جمله مربوط به هم تشکیل شده و ضمن اینکه پاراگراف ،
از هم جدا می شوند . Enter خود دارای معنی مستقلی است اما با پاراگراف های بعدی نیز ارتباط دارد و با
مشخصات امضاء کننده نامه : مشخصات امضاء کننده نامه در سمت چپ نامه می باشد.
نام و نام خانوادگی مقام یک یا دو سطر فاصله موقعیت سازمانی امضاء کننده
باید توجه نمود که نام و نام خانوادگی درست در وسط عنوان پست سازمانی امضاء کننده قرار میگیرد. در مواردی که مقام دیگری
حق امضاء نامه را بجای امضاء کننده اصلی داشته باشد در قسمت مربوط به مشخصات امضاء کننده نام و نام خانوادگی امضاء کننده
اصلی و همچنین عنوان سازمانی وی نوشته شده و با اضافه کردن عبارت ( از طرف) در جلوی آن امضای نامه بوسیله مقامی که به
او تفویض اختیار شده صورت می گیرد .
نامه های اداری بر دو نوع است:
1. نامه های وارده : آن دسته از نامه هایی که به درون ارگان یا سازمانی وارد میشود .
2. نامه های صادره : آن دسته از نامه هایی که به بیرون از ارگان یا سازمان ارسال میشود .
لازم به یاد آوری است که دفتری بنام دفتر اندیکاتور وجود دارد که مخصوص ثبت کلیه مکاتبات نامه های وارده و صادره
میباشد.
برای ماشین کردن نامه های اداری باید به نکات زیر توجه کرد:
تحریر کردن مشخصات گیرندگان رونوشت : رونوشت عبارت است از نسخه برداری یا کپی برداری از روی نامه اصلی اگر نامه
اداری دارای سه رونوشت برای سه محل مختلف باشد آن نامه در 5 نسخه تایپ میشود که سه نسخه آن برای آن سه محل ، یک
نسخه از رونوشت برای بایگانی قسمت مربوطه و یک نسخه هم که همان نامه اصلی می باشد .شروع عبارت رونوشت از لبه سمت
راست پس از یک یا دو فاصله سطری از عنوان سازمانی امضاء کننده نامه می باش د. پس از تایپ عبارت ( رونوشت ) دو نقطه
گذاشته و یک فاصله سطری داده ، از زیر دو نقطه با خط تیره شروع به تایپ قسمت هایی که نامه باید به آنجا فرستاده شود می
نمائیم .مثال : رونوشت : - جناب آقای ... با توضیح سمت - جناب آقای ... با توضیح سمت – بایگانی .
پیوست : هر مدرکی که همراه نامه فرستاده میشود پیوست نامیده میشود. در قسمت بالای نامه کلمه پیوست در سمت چپ بصورت
چاپی می باشد که اگر نامه ای دارای پیوست باشد باید جلوی کلمه پیوست کلمه (دارد) را اضافه کنیم و اگر نداشته باشد
بصورت خط تیره یا کلمه ( ندارد) نشان داده میشود .
نمونه نامه اداری :
1383/8/ شبکه بهداشت و درمان دماوند تاریخ : 4
شماره: 423156
پیوست : دارد
به : مسئول آموزش شبکه بهداشت و درمان دماوند
از : مرکز بهداشتی درمانی رودهن
موضوع : آموزش اینترنت
1383 از آن مقام محترم درخواست میشود یک نفرمدرس را جهت آموزش اینترنت به این /6/ عطف به نامه شماره 441 مورخ 5
مرکز معرفی نمائید . ضمناً خواهشمند است دستور فرمائید چند نسخه از جزوه آموزشی اینترنت به این مرکز ارسال نمایند .
قبلاً از همکاری شما سپاسگزاری میگردد .
نام و نام خانوادگی مسئول مربوطه
رونوشت :
-امور عمومی مرکز جهت اطلاع و پی گیری
-بایگانی


منبع : آموزش شبکه بهداشت و درمان دماوند - دکتر باقرزاده